ファイルアップロード直後に設定
・ファイルアップロード直後に設定アップロードしたファイルに対して「タイムスタンプの付与実行」を行う前に関連情報を設定可能です。
ペンアイコンをクリックすると、関連情報の設定画面が開きます。
必要な項目をクリックし設定してください。
設定し終わったら「更新する」を押すことで、設定が保存されます。
設定可能な項目は以下のとおりです。
・有料保管対象に設定する
「みんなのタイムスタンプ」で有料保管を行う設定です。
有料保管については「文書の保管について」を参照してください。
■検索情報
・元ファイル名
アップロードした際の、元のファイル名が表示されます(編集不可)
・文書名
「みんなのタイムスタンプ」で表示される文書名が入ります（編集可能）
※デフォルトでファイル名と同じ名前が付いています。
・文書種別
文書の種別を以下から選択して設定可能です。
未記入、見積書、発注書、受注書、請求書、領収書、その他
※デフォルトでは未記入です。
・管理番号
管理番号を設定可能です。
文書Noは自動でオリジナルな数値が振られるので、社内でルール付けした番号がある場合、管理番号を設定すると検索が容易になります。
※デフォルトは空欄です。
・取引先
取引先の名称を設定出来ます。
※デフォルトは空欄です。
・金額
金額が設定可能です。
半角数値と,(半角コロン)のみ入力が可能です。
※デフォルトは空欄です。
・日付1
・日付2
日付を設定可能です。
カレンダーより選択して、反映を押す事で日付が設定されます。
※デフォルトは空欄です。
・メモ
メモを設定可能です。
※デフォルトは空欄です。
※メモに入力されたテキストは、検索対象にはなりません。
保管庫より個別設定
・タイムスタンプ付与後に保管庫より個別設定「タイムスタンプの付与実行」を行った文書は、保管庫より関連情報の編集が可能です。
保管庫の編集したい文書があるフォルダを表示し、編集したい文書の文書名をクリック。
文書詳細画面が表示されるので「関連情報を設定」ボタンを押すと設定画面が開きます。
「関連情報」として設定可能な項目は以下のとおりです。
・有料保管対象に設定する
「みんなのタイムスタンプ」で有料保管を行う設定です。
有料保管についてはご利用ガイド：有料保管についてを参照してください
■検索情報
・元ファイル名
アップロードした際の、元のファイル名が表示されます(編集不可)
・文書名
「みんなのタイムスタンプ」で表示される文書名が入ります（編集可能）
※デフォルトでファイル名と同じ名前が付いています。
・文書種別
文書の種別を以下から選択して設定可能です。
未記入、見積書、発注書、受注書、請求書、領収書、その他
※デフォルトでは未記入です。
・管理番号
管理番号を設定可能です。
文書Noは自動でオリジナルな数値が振られるので、社内でルール付けした番号がある場合、管理番号を設定すると検索が容易になります。
※デフォルトは空欄です。
・取引先
取引先の名称を設定出来ます。
※デフォルトは空欄です。
・金額
金額が設定可能です。
半角数値と,(半角コロン)のみ入力が可能です。
※デフォルトは空欄です。
・日付1
・日付2
日付を設定可能です。
カレンダーより選択して、反映を押す事で日付が設定されます。
※デフォルトは空欄です。
・メモ
メモを設定可能です。
※デフォルトは空欄です。
※メモに入力されたテキストは、検索対象にはなりません。
保管庫より連続設定
・保管庫より連続設定関連情報を連続で設定可能です。
設定したい文書の保管されているファルダを表示しペンアイコンを押します。
確認画面が開くので設定を行います。
設定が完了したら、画面下部の右を押すと次の文書(並び順で下)へ、左を押すと前の文書(並び順で上)の関連情報設定へ切り替わります。
設定をおこなっていき最後に「更新する」ボタンを押すと、設定が反映されます。
保管庫より一括設定
・保管庫より一括設定選択した文書に、関連情報を一括で設定可能です。
設定したい文書の左端に表示されたチェックボックスをONにします(全選択を押すと、表示しているフォルダ内すべてが選択されます)
選択したファイルを「一括設定する」を選択し「実行」ボタンを押します。
確認画面が開くので「実行する」を押す。（キャンセルしたい場合は、右上の☓を押して閉じてください）
一括設定の画面が開きます。
設定したい項目にチェックを入れ、設定を行い「保存する」ボタンを押すと、選択した全文書へ同一の設定が反映されます。
※チェックを入れていない設定項目は「保存をする」を押しても反映されません。
検索機能の使い方
みんなのタイムスタンプでは、文書に設定した関連情報での文書検索が行えます。保管庫より検索画面を開きます。
以下の表示の検索画面に切り替わるので、条件を指定して検索してください。
指定できる検索項目は以下のとおりです。
文書名 / 文書No
文書名か文書Noを選択しテキスト検索します。
文書名で検索したいならテキストを、文書Noで検索したいなら数値を入力してください。
文書種別
文書種別を選択して検索します。
未記入、見積書、発注書、受注書、請求書、領収書、その他 が指定できます。
管理番号
管理番号を対象にテキスト検索します。
取引先
取引先を対象にテキスト検索します。
作成者
作成者を選択して検索します。
金額
金額を入力して数値検索します。下限と上限を設定可能です。
日付１
日付1に入力された日付を対象に検索します。開始日と終了日をカレンダーより選択し指定可能です。
日付２
日付1に入力された日付を対象に検索します。開始日と終了日をカレンダーより選択し指定可能です。
タイムスタンプ付与日
タイムスタンプの付与をおこなった日付を対象に検索します。開始日と終了日をカレンダーより選択し指定可能です。
有料保管
有料保管の設定を元に検索します。「する」「しない」「指定なし」が選択できます。
検索例
条件を組み合わせた検索例です。「ガイブ株式会社」の「2022年2月中」「請求書」を検索したいので、以下の赤枠内を指定します。
「検索」を押すと該当の文書があった場合、ページ下部に表示されます。
表示された内容は以下のとおりです。
①検索結果
検索に該当した文書が何件あったか表示されます。
②「文書No」「管理番号」の表示切り替え 表示されている文書の「文書No」「管理番号」の表示を切り替えます。 ③文書No 文書Noが表示されます。 ④「文書No」「管理番号」の表示順序 表示されている文書の文書No、管理番号の降順、昇順を切り替えます。 ⑤文書名／保存フォルダ 文書名と保存されているフォルダが表示されます。 ⑥作成者 タイムスタンプの付与作業をおこなった、ユーザーの氏名が表示されます。 ⑦タイムスタンプ付与日 タイムスタンプが付与された日時が表示されます。 ⑧タイムスタンプ付与日で並び替え 表示されているファイルを付与日で並び替えます。降順、昇順を切り替えます。 ⑨関連情報の編集 関連情報を編集できます。 ⑩文書選択 一括で処理したい文書を選択します。全選択で表示しているフォルダ内の全文書が選択されます。 ⑪処理内容選択 処理したい内容を選択し「実行」を押します。 ダウンロード、関連情報の一括設定、文書の削除、指定したフォルダへの移動が出来ます。 ⑫CSVで出力 検索に該当した文書の一覧をCSVファイルで出力します。
検索で該当した文書には、以下の関連情報が設定されています。
