文書にタイムスタンプを付与する

事前準備 TSチケットの購入とライセンスキー入力

「みんなのタイムスタンプ」では、一つのPDFファイルにタイムスタンプを付与するのに、TSチケットが1枚必要となります。
「TSチケット購入」ボタンよりチケットを購入し
「ライセンスキー入力」ボタンより、チケットをアカウントへ追加します。

TSチケットの購入


1)ホーム画面に表示されている「TSチケットの購入」を押してください。

2)購入の説明画面が表示されます。説明をご確認のうえ、画面中段にある「購入する」を押してください。

ベクターPCショップのカートに遷移し、商品が追加されたことが確認できます。
保管チケット
3)個人か法人を選択したのち、「お申込名義」「お申込情報入力」「お支払方法選択」に全て記入・選択し「お申し込み内容を確認する」をクリックします。
保管チケット 保管チケット
4)注文の確認画面に遷移するので「同意して注文を確定する」をクリックします。
保管チケット
5)決済完了後、3)で入力したメールアドレス宛に[ベクター・レジ・サービス]ライセンスキーのご案内という件名のメールが届きます。
保管チケット
以上でライセンスキーの購入完了です。

ライセンスキーの入力


発行されたライセンスキーの入力を行うことで、TSチケットがみんなのタイムスタンプに投入されます。

※購入から90日でライセンスキーが失効されます。失効前に入力してください。

1)TSチケット購入時に届いた[ベクター・レジ・サービス]ライセンスキーのご案内という件名のメールを開き、メールに記載されたURLをクリックします。
保管チケット
2)遷移先で発行されたライセンスキーが確認できるので、ライセンスキーをコピーします。
TSチケット TSチケット
3)「みんなのタイムスタンプ」ホーム画面に表示されている「ライセンスキー入力」をクリックしてください。

4)ライセンスキー入力の画面に遷移するので、先ほどコピーしたライセンスキーを入力し「送信する」をクリックします。
保管チケット
5)入力したライセンスキーが正しいと「ライセンスキーを使用しました」とポップアップが表示されます。「閉じる」をクリックし、閉じてください。
保管チケット
6)ホーム画面に戻ると「50枚のTSチケットを保有しています」とTSチケットの保有数が増えている事を確認できます。
保管チケット
以上でライセンスキーの入力が完了です。

タイムスタンプを付与する事前準備ができました。

STEP1 アップロード

ホーム画面に表示された、アップロードの枠内に、タイムスタンプを付与したいPDFファイルをドラッグ・アンド・ドロップします。
「ファイルを追加」ボタンより、選択して追加も可能です)
※1回にアップロード出来るファイルは10個までで、最大30個までアップロードできます。


 ファイルの一覧が表示されるので「アップロード」を押してください。

アップロードが完了すると「アップロードが完了しました」と表示されます。「完了」を押してください。
アップロードが完了すると、タイムスタンプの付与が行える状態となります。

【注意】
「みんなのタイムスタンプ」では、取り扱うファイル形式を、PDF に限定しています。Excel や Word など他のファイル形式は対象にしておりません。
Excel や Wordで作成した文書は、PDF 形式に出力してからご利用ください。
またPDFファイルでも、以下のものは使えません。
・既にタイムスタンプの付与されているもの
・電子署名されているもの
・パスワードの設定されたもの


STEP2 タイムスタンプを付与する

アップロードが完了すると「アップロード完了」の枠内にアップロードしたファイルが表示されます。
間違えてアップロードしたファイルはゴミ箱アイコンから削除できます。

「タイムスタンプ付与実行」を押すとタイムスタンプの付与が開始されます。
※「タイムスタンプ付与実行」を押した時点でPDFファイル数分のTSチケットが消費されます。
※「TSチケットが不足しています」の表示が出た場合は、
ご利用ガイド:事前準備 TSチケットの購入を参照し、TSチケットの購入と、シリアルキーの入力をおこなってください。
タイムスタンプの付与処理が開始され以下の表示に切り替わります。

タイムスタンプの付与を受け付けた件数と、TSチケットの消費予定の枚数が表示されます。
(タイムスタンプを付与できない文書があった場合、付与できなかった文書数分のTSチケットは処理後に返却されます)

表示の内容は以下のとおりです。
・受付番号
 タイムスタンプ付与の受付番号です、1回の付与作業ごとにオリジナルな番号が自動で振られます。
・文書番号
 文書番号です、PDFファイル毎に、オリジナルな番号が自動で振られます。
・文書名
 「みんなのタイムスタンプ」の保管庫で表示される名称です。
・オリジナルファイル名
 アップロードを行った、元のPDFファイルのファイル名です

タイムスタンプの付与が完了すると
件名:【みんなのタイムスタンプ】 タイムスタンプが全て完了しました
というメールが届きます。
メール記載のURLより、ダウンロードページを開いてください。


STEP3 ダウンロード

タイムスタンプの付与が完了すると。
件名:【みんなのタイムスタンプ】 タイムスタンプが全て完了しました
というメールが届きます。
メールに記載されたURLをクリックして「みんなのタイムスタンプ」にログインしてください。

ダウンロードページが表示されます。
ダウンロードしたいファイルのチェックボックスをクリックして選択してください。
(全選択のチェックボックスをクリックすると、全てのファイルが選択されます。)



「選択したファイルをダウンロード」のボタンを押すと操作しているPCへ、ブラウザーの設定に従い、zipファイルがダウンロードされます。
※複数選択した場合は、選択したファイルがまとめられたzipファイルがダウンロードされます。
以上でタイムスタンプの付与が完了です。
ダウンロードをしたファイルは御社の保管規定に従い、保管をおこなってください。


ダウンロードページの表示の内容
・受付番号
 タイムスタンプ付与の受付番号です、1回の付与作業ごとにオリジナルな番号が自動で振られます。
・文書番号
 「みんなのタイムスタンプ」で文書を識別する番号です、PDFファイル毎にオリジナルな番号が自動で振られます。
・文書名
 「みんなのタイムスタンプ」の保管庫で表示される名称です。
・オリジナルファイル名
 アップロードを行った、元のPDFファイルのファイル名です
・タイムスタンプ処理済
 タイムスタンプ付与の処理が完了している場合に表示されます
※件名:タイムスタンプの付与が完了しました のメールが発行される前にダウンロードページを表示すると「タイムスタンプ処理中」の表示の場合があります。
処理が完了するまで、ダウンロードはできません。

タイムスタンプ付与の処理が完了すると、保管庫のマイフォルダへ自動的に保管され、1年後の翌月1日に自動的に削除されます。
「みんなのタイムスタンプ」へ1年以上継続して保管したい場合は以下のガイドを参照ください。
ご利用ガイド:有料保管について

タイムスタンプを確認する

Adobe Acrobat Readerのインストール
「みんなのタイムスタンプ」で付与されるタイムスタンプはファイルに付加される情報の為、文書の文面上では見ることができません。
Adobe Acrobat Readerを利用し「署名パネル」から確認することができます。


あらかじめ以下のリンク先からAdobe Acrobat Readerをダウンロードし、インストールしてください。
Adobe Acrobat Reader
(外部のサイトが開きます。)


ダウンロードしたファイルの解凍
ブラウザのダウンロードフォルダ内にある「みんなタイムスタンプ」からダウンロードしたzipファイルをダブルクリックして開きます。
解凍01
圧縮ファイルの中身が表示されるので。確認したいPDFをダブルクリックし Adobe Acrobat Readerで開きます。
解凍01
タイムスタンプの確認
Adobe Acrobat Readerで開くと、文面の上と左側にメニューが表示されます。
 署名パネルの内容を見るには、上の「署名パネル」ボタンか、左にある「ペン」のアイコンを押してください。
AR01
 この文書のタイムスタンプが表示されます。
AR02
タイムスタンプの有効期限の確認
 バージョン1を右クリックしメニューを表示し「署名のプロパティを表示」を押してください。
AR02
 署名のプロパティが表示されます。
署名時刻「2022/02/08 11:27:44」がタイムスタンプを付与した日時です。
タイムスタンプの有効期限を確認するには「署名者の証明書を表示」ボタンを押してください。
AR02
 証明書ビューアが表示されます。
赤枠内の表示「有効期限の終了」まで有効な証明書であることがわかります。
この証明書の有効期限がタイムスタンプの有効期限となります。
有効期間が「2032/06/29 08:59:59」と約10年先まであることが分かります。

AR02

関連情報について

みんなのタイムスタンプでは、文書種別、金額、日付、など検索を行うため情報を、関連情報として設定出来ます。
適切に設定を行うことで、電子帳簿保存法の定める検索性
・「日付」「金額」「取引先名」での検索
・「日付」「金額」の範囲指定での検索
・「日付」「金額」「取引先名」のうち2項目を組み合わせての検索
に対応することが可能です。

関連情報の設定は
・ファイルアップロード直後に設定
・タイムスタンプ付与後に保管庫より設定

することができます。
「関連情報」として設定可能な項目は以下のとおりです。
関連情報1
保管設定
・有料保管対象に設定する
「みんなのタイムスタンプ」で有料保管を行う設定です。
有料保管についてはご利用ガイド:有料保管についてを参照してください。
検索情報
・元ファイル名
アップロードした際の、元のファイル名が表示されます(編集不可)
・文書名
「みんなのタイムスタンプ」で表示される文書名が入ります(編集可能)
※デフォルトでファイル名と同じ名前が付いています。
・文書種別
文書の種別を以下から選択して設定可能です。
未記入、見積書、発注書、受注書、請求書、領収書、その他
※デフォルトでは未記入です。
・管理番号
管理番号を設定可能です。
文書Noは自動でオリジナルな数値が振られるので、社内でルール付けした番号がある場合、管理番号を設定すると検索が容易になります。
※デフォルトは空欄です。
・取引先
取引先の名称を設定出来ます。
※デフォルトは空欄です。
・金額
金額が設定可能です。
半角数値と,(半角コロン)のみ入力が可能です。
※デフォルトは空欄です。
・日付1
・日付2

日付を設定可能です。
カレンダーより選択して、反映を押す事で日付が設定されます。
※デフォルトは空欄です。
・メモ
メモを設定可能です。
※デフォルトは空欄です。
※メモに入力されたテキストは、検索対象にはなりません。

詳しい使い方は以下のご利用ガイド:関連情報の設定を参照ください。

保管庫の使い方

タイムスタンプの付与が完了すると、文書は保管庫へ自動的に保管されます。
保管庫では、文書管理の為の様々な機能が提供されています。
表示は大きく分けて
・フォルダ表示
・文書表示
・一括処理

の、3つに別れています。 保管庫1
・フォルダ表示
文書の保管分類をするためのフォルダの表示です。
保管庫1 ①現在のフォルダ表示
 現在表示しているフォルダが表示されます。
②マイフォルダ
 自分がタイムスタンプ付与をおこなった文書が、自動的に保管されるフォルダです。
 ログインしている本人専用のフォルダで、ログインしている本人のマイフォルダが表示されます。
 ※アカウント管理者は「③ユーザーフォルダ」からアクセス可能です。
③ユーザーフォルダ
 アカウント管理者にのみ表示されるフォルダです。
 アカウント内の全ユーザーの「マイフォルダ」へアクセスできます。
④フォルダ
 「⑤フォルダ追加」で追加したフォルダです。
 ペンアイコンからフォルダ名の変更、ゴミ箱アイコンからフォルダの削除が行えます。
⑤フォルダ追加
 現在居るフォルダへフォルダの追加を行います。
 アカウント管理者のみ、フォルダの作成が可能です。
⑥検索へ
 検索メニューを表示します。
・文書表示
現在表示しているフォルダに保管されている文書の一覧表示です。
保管庫2 ⑦文書No
 文書Noが表示されます。
⑧「文書No」「管理番号」の表示切り替え
 表示されている文書の「文書No」「管理番号」の表示を切り替えます。
⑨「文書No」「管理番号」の表示順序
 表示されている文書の文書No、管理番号の降順、昇順を切り替えます。
⑩文書名
 文書名が表示されます。
⑪作成者
 タイムスタンプの付与作業をおこなった、ユーザーの氏名が表示されます。
⑫タイムスタンプ付与日
 タイムスタンプが付与された日時が表示されます。
⑬タイムスタンプ付与日で並び替え
 表示されている文書を付与日で並び替えます。降順、昇順を切り替えます。
⑭関連情報の編集
 関連情報を編集できます。
・一括処理
選択した文書を一括で同じ処理をする為の機能部分です。
保管庫3 ⑮文書選択
 一括で処理したい文書を選択します。全選択で表示しているフォルダ内の全文書が選択されます。
⑯処理内容選択
 処理したい内容を選択し「実行」を押します。
 ダウンロード、関連情報の設定、文書の削除、指定したフォルダへの移動が出来ます。
⑰検索へ
 検索メニューを表示します。
⑱CSVで出力
 表示しているフォルダ内の文書の一覧をCSVファイルで出力します。