保管庫の閲覧コントロール
みんなのタイムスタンプでは、文書を保管する保管庫内のフォルダーに公開範囲を設定可能です部外秘文書などの、閲覧コントロールにも柔軟に対応可能です。
親フォルダーに公開範囲設定を行うと、親フォルダー以下のサブフォルダーも同様の公開範囲設定がかかります。
また、公開範囲設定は部署単位ではなく、ユーザー単位での設定なので
役職別に公開範囲を設定したいなど、様々な文書管理のニーズに対応可能です。
・フォルダの追加
※公開範囲の設定をできるフォルダは「フォルダを追加」ボタンより作成したフォルダのみです。
「マイフォルダ」はログインした本人のみに表示されています。
「ユーザー」はアカウント管理者のみに表示され全ユーザーの「マイフォルダ」が表示されます。
※アカウント管理者は「公開範囲設定」の影響を受けず、全てのフォルダーにアクセス可能です。
※アカウント管理者のみ、公開範囲設定が可能です。
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公開範囲の設定
1） 文書-保管庫の公開範囲を設定したいフォルダーに移動します。
2） 公開範囲設定ボタンをクリックします。
3） 閲覧を許可したいユーザーの所属する部署を選択します
4） 部署内のユーザーが全て表示されるので、閲覧を許可したユーザーをクリックで選択します。
(Controlキーを押しながらで複数選択 Shiftキーを押しながらで範囲選択が可能です。)
5） 追加ボタンをクリックします。
6） 選択したユーザーが上部の「閲覧ユーザー」に移動します
7） 「適用する」をクリックします。
以上でこのフォルダ(トップ／請求書)へ公開範囲が設定されます。
「閲覧ユーザー」に追加されたユーザー以外はフォルダ内の文書が閲覧できなくなります。
※アカウント管理者は「公開範囲設定」の影響を受けず、全てのフォルダーにアクセス可能です。
設定を解除したい場合は「閲覧ユーザー」を「削除」ボタンで、空にしてください。
IPアドレス制限の設定
特定のIPアドレス以外から、ご利用中のアカウントへアクセスができなくなるように制限を設定することが可能です。「管理＞アカウント設定」から設定することができます。
■IPアドレス制限の設定方法
１）「設定を変更する」を押します。
2）アクセスを許可するIPアドレスを追加します。「許可IPアドレスを追加」を押します。
※「アクセス中のIPアドレス」には現在アクセスしているIPアドレスが表示されています。
3）以下の画面で許可するIPアドレスを入力し、「追加する」を押します。「開始アドレス」と「終了アドレス」に入力した範囲内のIPアドレスが許可IPアドレスとして追加されます。
※１つのIPアドレスを追加する場合は、「開始アドレス」のみの入力でも追加されます。
4） 3）で入力したIPアドレスが正しく追加されたか確認し、「上記のIPアドレスからのアクセスのみを許可」横のボタンをオンにします。この状態で「設定を保存」ボタンを押し実行するとIPアドレスの制限が適用されます。
※アクセス中のIPアドレスは、必ず許可IPアドレスに追加する必要があります。
5）IPアドレス制限適用中は以下のように「アクセス制限中です」と表示されます。
